Retningslinjer for bestyrelsens organisering, møder, beslutninger, økonomiske ansvar og samarbejde. Forretningsordenen supplerer klubbens vedtægter og danner rammen for bestyrelsens arbejde.
Forretningsordenen tager sit afsæt i foreningens vedtægter og afspejler herudover de principper, den siddende bestyrelse vurderer skaber det bedste fundament for at drive Valby Boldklub på den bedst mulige måde til gavn for klubbens medlemmer.
Tryk på en paragraf for at læse indholdet.
Stk. 1. Bestyrelsen er ansvarlig for klubbens drift og den daglige ledelse af foreningen.
Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til at varetage ledelsen af specifikke driftsområder. Bestyrelsen kan tildele et udvalg budget og strategiske ansvar, hvilket dog kræver, at 2 eller flere bestyrelsesmedlemmer er med i udvalget.
Bestyrelsesmedlemmer skal sikre, at beslutningerne, der træffes i udvalgene, er i overensstemmelse med bestyrelsens økonomiske og strategiske retning.
Stk. 2. Bestyrelsen træffer afgørelse i alle sager vedrørende foreningens forhold. Det gælder dog ikke for sager, der efter vedtægterne skal afgøres af generalforsamlingen eller af anden grund afgøres af generalforsamlingen.
Stk. 3. Alle bestyrelsesmedlemmer er forpligtede til at tilstræbe opfyldelse af foreningens formål og skal virke til gavn for foreningens interesse indenfor den ramme, som vedtægterne og generalforsamlingsbeslutninger udgør.
Stk. 1. Bestyrelsen påser, at arbejdet i udvalgene udføres forsvarligt og i overensstemmelse med klubbens vedtægter.
Stk. 2. Det er bestyrelsens overordnede ansvar at sikre, at der er løbende dialog med ansatte og frivillige omkring opgaver og personaleforhold.
Stk. 3. Bestyrelsen tilstræber sig at fordele ansvarsområder til alle bestyrelsesmedlemmer.
Stk. 1. Ansættelse af lønnet personale sker indenfor de fastlagte budgetter og lønrammer med endelig godkendelse af bestyrelsen.
Stk. 2. Ved ansættelse af aflønnede funktioner tilstræbes det at lave en ansættelsesprocedure med stillingsbeskrivelse, annoncering, jobsamtaler samt endelig godkendelse af kandidat og kontrakt i bestyrelsen.
Bestyrelsen kan ved flertal beslutte at ansætte en medarbejder uden annoncering, hvis der er akut brug for vedkommende eller hvis der er flertal i bestyrelsen for en specifik kandidat, og det samtidig vurderes, at en ansættelsesprocedure er et unødvendigt brug af bestyrelsens og klubbens ressourcer.
Stk. 3. Rekruttering og tilknytning af frivillige ledere og trænere varetages af klubbens udvalg eller af bestyrelsen. I de tilfælde, hvor der sker rekruttering af en træner, årgangsansvarlig, eller holdleder, er det udvalget på området, der har ansvaret for den rette koordinering og forventningsafstemning med den pågældende frivillige.
Stk. 1. Bestyrelsesmøder kan afvikles som fysiske eller digitale møder. Møderne afholdes som udgangspunkt i foreningens klubhus, med mindre andet aftales.
Stk. 2. Bestyrelsen arbejder efter et årshjul, så ordinære bestyrelsesmøder for det kommende bestyrelsesår fastsættes ved bestyrelsesårets begyndelse.
Det tilstræbes, at afholde 8 bestyrelsesmøde om året.
Indkaldelse til bestyrelsesmøder sker via mail.
Stk. 3. Der kan indkaldes til ekstraordinære bestyrelsesmøder, hvis der er forhold, der kræver bestyrelsens opmærksomhed. Indkaldelse til ekstraordinære bestyrelsesmøder koordineres mellem bestyrelsesmedlemmerne.
Stk. 4. På bestyrelsesmøderne kan alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter deltage. Hvis behandling af en sag kræver deltagelse af den person, der ikke er medlem af bestyrelsen, kan denne få adgang til at deltage i bestyrelsesmødet.
Stk. 5. På hvert bestyrelsesmøde vælger de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer en ordstyrer og en referent.
Stk. 6. Dagsordenen inklusive beslutningsoplæg og dokumentation til bestyrelsesmøderne sendes per mail. Den første del af bestyrelsesmøderne følger en fast struktur.
Stk. 7. Bestyrelsesformanden orienteres om tilføjelse af emner til dagsordenen senest 1 dage før det kommende bestyrelsesmøde. Kræver emnet et beslutningsoplæg og tilhørende dokumentation, skal det være tilgængeligt for bestyrelsens senest 3 dage før bestyrelsesmødet.
Stk. 8. Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker et emne behandlet på et bestyrelsesmøde efter udløbet af 3-dages fristen, kan det optages på dagsordenen, hvis alle medlemmer accepterer det. Er det ikke tilfældet, behandles punktet uden for mødet, når bestyrelsesmedlemmerne har haft mulighed for at orientere sig om emnet, alternativt behandles det på det næstkommende bestyrelsesmøde.
Stk. 9. Bestyrelsesmedlemmerne for hvert udvalg skal sende en status på, hvad udvalget arbejder på og eventuelle projekter, til bestyrelsesformanden senest 3 dage før bestyrelsesmødet.
Stk. 10. Der udarbejdes referat fra bestyrelsesmøderne. Referat gemmes i KlubOffice. Bestyrelsesmedlemmerne har 8 dage til at fremkomme med skriftlige korrektioner til referatet. Evt. indsigelser til et referat drøftes på førstkommende bestyrelsesmøde, hvor referatet endelig godkendes.
Stk. 11. Hvis et bestyrelsesmedlem ikke er enig i flertallets afgørelse i en sag, kan medlemmet kræve at få sit særstandpunkt ført til referat. En flertalsbeslutning truffet i bestyrelsen skal i ord og handling efterfølgende loyalt efterleves af alle medlemmerne, dog under respekt for at få særstandpunkter noteret.
Stk. 12. Klubbens medlemmer og øvrige interessenter orienteres løbende om bestyrelsens arbejde og tiltag via mails, klubbens facebook-side og hjemmeside.
Stk. 13. Er et bestyrelsesmedlem forhindret i at deltage i et bestyrelsesmøde, meldes der afbud forud for mødet.
Er et bestyrelsesmedlem forhindret i at deltage i bestyrelsesarbejdet gennem en længere periode, orienteres bestyrelsen skriftligt.
Stk. 1. Alle bestyrelsens medlemmer har lige stemmeret, og bestyrelsen træffer beslutninger i overensstemmelse med klubbens vedtægter.
Stk. 2. Bestyrelsen kan træffe beslutning uden for bestyrelsesmøderne. En beslutning er gyldig, når et simpelt flertal tilslutter sig skriftligt ved underskrift eller via mail.
Stk. 3. Der kan gives skriftlig fuldmagt ved underskrift eller via mail til vedtagelse af et punkt på dagsordenen på et bestyrelsesmøde.
Stk. 4. Sager vedrørende eksklusion af medlemmer, frivillige eller opsigelse af ansatte skal forelægges alle bestyrelsesmedlemmer før en beslutning træffes.
Stk. 1. Såfremt bestyrelsen skal træffe beslutninger, hvori et eller flere medlemmer har en særlig personlig interesse, der kan stride mod foreningens interesser, er disse ikke berettiget til at deltage i behandlingerne eller afstemningerne.
Stk. 2. Det pågældende bestyrelsesmedlem skal informere bestyrelsen om forholdet, så bestyrelsen kan afgøre, om der foreligger inhabilitet.
Stk. 3. Bestyrelsesmedlemmer og klubbens daglige ledelse skal ved nyvalg/nyansættelser meddele hvilke øvrige bestyrelser den pågældende er medlem af, samt evt. forhold der kan medføre inhabilitet i forbindelse med det enkelte bestyrelsesmedlems/ansattes virke i bestyrelsen.
Stk. 4. Hvis der i et bestyrelsesmedlems funktionsperiode måtte opstå situationer, som vil kunne påvirke bestyrelsesmedlemmets habilitet, skal bestyrelsen straks underrettes herom af vedkommende bestyrelsesmedlem.
Stk. 5. Er der tvivl om et bestyrelsesmedlems habilitet i en sag, afgøres habilitetsspørgsmålet ved almindelig afstemning i bestyrelsen.
Stk. 1. Medlemmerne af bestyrelsen er forpligtet til ikke over for nogen uberettiget at videregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab til. Forhold, der grundet sagens natur skal bringes til tredjemands kundskab, anses ikke for at være uberettiget videregivelse.
Stk. 2. Forpligtelsen gælder fortsat efter hvervets ophør.
Stk. 1. Bestyrelsen beslutter, hvordan foreningens økonomiske midler placeres, og det er klubbens tegningsberettigede, der har fuldmagt til at disponere over disse.
Stk. 2. Klubben kan have betalingskort. Klubbens formand, næstformand og kasserer kan disponere via betalingskort.
Den kontrollerende funktion varetages af klubbens kasserer, der sikrer at dispositioner, dokumentation og bogføring lever op til gældende krav.
Stk. 3. Betaling for deltagelse i fodboldskole, indsamling af beløb til stævner, arrangementer og lignende på de enkelte årgange finder sted via digitale betalingsløsninger i fx vha. KlubOffice/KampKlar.
Stk. 4. Kassereren sørger for, at bestyrelsen på hvert bestyrelsesmøde får en status på foreningens økonomi. Bestyrelsen skal forholde sig til væsentlige budgetafvigelser.
Stk. 5. Væsentlige beslutninger skal forelægges alle bestyrelsesmedlemmer inden, at der træffes beslutning herom. En beslutning vurderes væsentlig, når beslutningen har en økonomisk karakter, som ikke er fastsat i budgettet og overstiger 5.000 kr., der ikke er fastsat i budget, eller når den vedrører ansættelser af medarbejdere på løn. Herudover vurderes beslutninger væsentlige, når de medfører en ændring af organisationen eller den strategiske retning.
Stk. 6. Dispositioner, der indebærer en væsentlig overskridelse af det gældende budget, skal præsenteres for en ekstraordinær generalforsamling.
Stk. 7. Medlemmer af bestyrelsen kan ved særlige lejligheder (receptioner, jubilæer og lignende) køber gaver til medlemmer, forretningsforbindelser og lignende for op til maksimalt 500 kr. per person.
Stk. 8. Bestyrelsen indstiller til generalforsamlingen et samlet budget for forplejning til alle møder, rejser, etc. Ved overskridelse af budgettet præsenteres det på næstkommende generalforsamling.
Stk. 9. Bestyrelsen opstiller hvert år en model for lønramme, udbetaling af udlæg, godtgørelse og lignende. Det tilsigtes, at der udbetales godtgørelse jf. statens takster for skattefri godtgørelse.
Stk. 10. Generalforsamlingen præsenteres hvert år for en oversigt over løn, godtgørelse og anden udbetaling til hvert bestyrelsesmedlem i det forgangne regnskabsår.
Stk. 1. Bestyrelsen har ansvaret for, at der udarbejdes behørigt årsregnskab, og at revisor får adgang til de informationer, som denne måtte have brug for til udførelsen af sine opgaver. Foreningens revisor kan inviteres til at deltage i bestyrelsesmøder, hvis bestyrelsen finder det nødvendigt.
Stk. 2. Inden afholdelse af generalforsamling, behandler bestyrelsen udkast til regnskab og fastlægger indholdet, der fremlægges til godkendelse på generalforsamlingen. Foreningens revisor kan deltage i det møde.
Stk. 3. Bestyrelsen sørger for behørig revision og at revisionen løbende modtager alle godkendte referater.
Stk. 4. Bestyrelsen påser, at regnskabet får revisionspåtegning.
Stk. 1. Ændringer i forretningsordenen vedtages på bestyrelsesmøde med simpelt flertal, og beslutningen har gyldighed fra og med det møde, hvor ændringen er behandlet.
Stk. 2. Forretningsorden gennemgås en gang årligt og umiddelbart efter klubbens generalforsamling.